内容証明の意味
【内容証明とは】
一般に「内容証明」と呼ばれているものの正式な名称は「内容証明郵便」です。
この内容証明郵便は、郵便法第６３条に基づく制度で、差出人が同文の郵便物を３通作成し、１通を相手方に、１通を郵便局が保存、もう１通を差出人の手元に残します。
これにより、その「内容」と「出した日」が「証明」されるため、権利義務の得失や変更に関する重要な通知をする場合には、普通の手紙で出すよりも、はるかに大きな証拠能力を期待することができます。
【内容証明の利用法】 内容証明が大きな証拠能力を有するとしても、単独ではいつ相手方に届いたかまでを証明することはできません。
そこで郵便物の「配達した年月日」を証明してくれる「配達証明」の制度を利用して、この点を補うのが通例となっています。
配達証明とは、書留について認められるもので、配達した日を記したハガキを後日送ってくれる制度です。
つまり、内容証明と呼ばれているものは、その実務は「内容証明プラス配達証明」ということになります。
内容証明の書き方
【字数・行数制限】
用紙には制限はありません。 「縦書き・横書き」も自由ですが、字数・行数には制限があります。
「２６字以内・２０行以内」もしくは「２０字以内・２６行以内」と定められています。
横書きの場合は「１３文字以内・４０行以内」でも可です。 この範囲であれば行・字数が少なくても構いません。
【決まった用紙を使用する必要は？】
世間では市販の「内容証明専用用紙」に書かなくてはならないような誤解もあるようですが、実は用紙はまったく自由です。
手書きでもワープロ・パソコンで作成してもかまいません。
市販の「内容証明専用用紙」は初めての方でも書きやすいようにます目があって、縦書きの体裁になっていますが、実際法律家が書く場合には ます目なしの横書きの内容証明が多いです。
【部数】
内容証明の作成部数は、相手方に送る分・郵便局保管用・自分用の計３通を作らなければなりません。
すべてコピーまたはプリントアウトしたもので結構です。
【使える文字】
内容証明で使用できる文字は「漢字・かな・数字」のみです。
ただし、英字を用いた固有名詞（例えば商品名やクルマの形式）の場合は許されます。
また、カッコ（『』、「」、【】）や句読点（、。）一般的な記号（＋、％）なども使えますが、これらも一字として数える点に注意して下さい。
㎡ は２文字として計算されますので、敷金返還請求の内容証明郵便を発送する場合などにはご注意ください。
なお、カッコは左右を合わせて一字とし、字数計算では最初のカッコのある行の字数に含めます。
しかし、郵便局の担当者によっては、「郵便局の内容証明郵便マニュアル」に掲載されていないカッコは、左右をそれぞれ１字として計算するものだと勘違いしている局員さんも存在しますので、安全策として、左右をそれぞれ一字として計算しておいた方が無難かもしれません。
【訂正・修正】
一度書いたものの書き間違いを訂正することは可能です。
方法は、訂正・削除した文字も判読できるように二本の線で消し、該当箇所の上欄や横の欄外に「２字訂正」「１字加入」と書いて、そこに印を押しておきます。
パソコンで作成すると自由に訂正ができるので便利です。
【年月日・住所・氏名を記す】
年月日・差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名を記入します。
縦書きの場合はたいてい文書の最後に書きます。
横書きでは最初に書いても、最後に書いても構いません。
封筒に書く住所・宛名と、本文に書く住所・宛名が一致するようご注意下さい。
例えば、本文には「代表取締役 星野太郎 殿」と書いてあるのに、封筒の宛名には「代表 星野太郎 殿」と書いてあったのでは、郵便局で訂正させられますので注意して下さい。
【印】
たいていは差出人の氏名の下あるいは右横に捺印します。
法律上は必要ありませんが、内容証明に限らず重要な文書の場合、本人が作成したものであることを明らかにするため、通常、署名あるいは記名して捺印するのが慣行となっています。
捺印は実印でする必要はなく、認印、三文判でもかまいません。
【封筒】
内容証明郵便は「郵便」なので、封筒が必要です。閉じないで持参して下さい。
この封筒には、受取人の住所・氏名、差出人の住所・氏名を書きますが、これは本文に書いた住所・氏名と同一でなければなりませんので注意して下さい。
宛名を書く場合に、本文には「代表取締役 〇〇 殿」と書いてあるのに 封筒には「代表 〇〇 殿」と書いてあると訂正となります。
【割印】
枚数が１枚で収まらず、複数枚になった場合には まずはホチキスで２か所とめます。とめる場所は、上部でも、左側でも構いません。 とめたらページをめくり、１枚目と２枚目の間に割印を押します。
この割印は、さきほどの印鑑で構いません。我々行政書士であれば、四角い職印を押します。３枚目があれば、２枚目と３枚目の間にも必ず割印しましょう。
【添付資料】
相手に証拠資料を添付したい場合もあります。
例えば、「未払い残業代請求」をする場合に残業時間を表にまとめたもの、浮気相手に慰謝料を請求する場合の 証拠写真などです。 しかし、内容証明郵便には添付物を同封することはできません。
そのような場合は、内容証明郵便の他に、配達証明付きの書留郵便に証拠品を同封して送るとよいでしょう。たいてい８００円くらいです。
実務的なアドバイス
１）事実は正確に書きます。あいまいな事を書くと、後で事実ではなかった場合に
信憑性が疑われてしまいます。
２）できるだけ法律を調べて条文を引用します。
例えば「民法第７０９条に基づき～」などです。
３）主張や要求を明確にします
４）余分なことをだらだらと書かず、簡潔に書きます
本文の順序としては、まず差出人と相手方の間に存在する一定の事実ないし関係を明示したうえで、これを前提に、差出人の法律的な主張や要求を展開していくとよいでしょう。
そして最後に、支払いを請求するのであればいつまでに、その期間を過ぎた場合には、こちらは法的な実力行使も辞さない、という姿勢を明確に表すとよいでしょう。
具体的には、「本書面到達後、１０日以内に金５０万円が振り込まれない場合には、やむを得ず直ちに法的措置をとらせていただきます」等の文章です。
相手に金銭を振り込みで支払わせたいのであれば、振込先の金融機関口座名・番号・名義人名も忘れず記載しましょう。
不明な点がございましたら、お気軽にどうぞ。
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